EUDR-kernbegrippen rondom zorgvuldigheid uitgelegd
De EUDR verplicht dat bedrijven die handelen in risicogrondstoffen aan specifieke eisen voldoen. Voor marktdeelnemers draaien deze verplichtingen om drie kernbegrippen: zorgvuldigheid, het zorgvuldigheidsstelsel en de zorgvuldigheidsverklaring. In dit blog leggen we uit wat deze begrippen betekenen – én duiken we in een aantal aandachtspunten voor de uitvoering.
Dit blog is een aanvulling op EUDR Gids – Deel 2. Het is vooral relevant voor marktdeelnemers (EUDR-scenario 1, 2 en 3), omdat zij verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van de zorgvuldigheidverplichtingen.
**Tip: Weet je nog niet onder welk EUDR-scenario jouw bedrijf valt of wil je eerst een algemeen overzicht van de EUDR? Lees dan eerst EUDR Gids – Deel 1.
De belangrijkste EUDR-verplichtingen komen samen in drie kernbegrippen:
- Zorgvuldigheid: het inhoudelijke onderzoek naar de herkomst en legaliteit van je product.
- Het zorgvuldigheidsstelsel: het interne systeem waarmee je controles op EUDR-conformiteit uitvoert en borgt.
- De zorgvuldigheidsverklaring: de officiële verklaring waarmee je bevestigt dat je product aan de EUDR voldoet.
Marktdeelnemers (EUDR-scenario 1, 2 en 3) zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van de verplichtingen die bij deze kernbegrippen horen.
In dit blog leggen we de drie kernbegrippen stap voor stap uit en gaan we in op een aantal praktische punten voor de uitvoering.
Denk aan hoe het indienen van een zorgvuldigheidsverklaring werkt en waar je op moet letten bij het opzetten van een zorgvuldigheidsstelsel - zo krijg je een beeld van wat er van je verwacht wordt.
EUDR-kernbegrippen: zorgvuldigheid, het zorgvuldigheidsstelsel en de zorgvuldigheidsverklaring
Wat is zorgvuldigheid?
Zorgvuldigheid (due diligence) betekent dat je actief onderzoekt en aantoont dat jouw product aan de EUDR voldoet. Kortom; dat je product ontbossingsvrij is en voldoet aan de wetgeving van het land van productie.
De zorgvuldigheidseisen zijn: (1) informatie verzamelen, (2) een risicobeoordeling uitvoeren en, indien nodig, (3) risicobeperkende maatregelen uitvoeren.
Wat is een zorgvuldigheidstelsel?
Het zorgvuldigheidsstelsel (due diligence system, zorgvuldigheidssysteem, stelsel van zorgvuldigheidseisen) is het interne systeem waarmee je zorgvuldigheid uitvoert en borgt.
Het zorgvuldigheidsstelsel kan worden opgedeeld in twee onderdelen:
- Operationele uitvoering (van de zorgvuldigheidseisen)
Hieronder vallen verplichting 1-3**:
- Informatie verzamelen;
- Risicobeoordeling uitvoeren; en
- Risicobeperkende maatregelen nemen (indien een niet-verwaarloosbaar risico is vastgesteld)
Dus: de interne procedures en maatregelen waarmee je zorgt dat je alle zorgvuldigheidseisen hebt uitgevoerd vóórdat je een product op de markt brengt.
- Organisatorische borging
Hieronder vallen verplichting 4-9**, waaronder het indienen van een zorgvuldigheidsverklaring, interne controles en jaarlijkse evaluatie van je zorgvuldigheidsstelsel.
Dus: Interne procedures die zorgen dat je zorgvuldigheid structureel en aantoonbaar EUDR-conform uitvoert.
**Zie de afbeelding hieronder voor een overzicht van alle verplichtingen voor marktdeelnemers. Meer weten over de stappen per verplichting? Lees dan blog 2.
Overzicht van de EUDR verplichtingen
Wat is een zorgvuldigheidsverklaring?
**Let op: De zorgvuldigheidsverklaring (ZVV) is alleen verplicht voor ‘gewone’ marktdeelnemers. Voor primaire micro- en kleine marktdeelnemers geldt een uitzondering, lees hier verder.
Met een zorgvuldigheidsverklaring (due diligence statement, DDS, ZVV) lever je bewijs dat je zorgvuldigheid hebt uitgevoerd en bevestig je dat jouw product geen risico vormt voor ontbossing. Deze formele registratie dien je in via het standaardformat in Traces. Hierin:
- Leg je de verzamelde vereiste informatie vast;
- Verklaar je dat je de risicobeoordeling hebt uitgevoerd (inclusief eventuele risicobeperkende maatregelen) en;
- Bevestig je dat er geen of slechts een verwaarloosbaar risico is dat je product in strijd is met de EUDR.
Hoe het format en de onderdelen er precies uitziet, is te zien in deze tutorial vanaf 9:05:50 of in deze Handleiding bij 2.1 Onderdelen van de zorgvuldigheidsverklaring
Na indiening krijg je een referentienummer dat je gebruikt in je douaneaangiftes, doorgeeft aan afnemers én minstens vijf jaar bewaart samen met de onderliggende informatie.
Wanneer moet je een zorgvuldigheidsverklaring indienen?
Je moet een ZVV indienen vóórdat je een relevant product op de EU-markt brengt of exporteert.
Je stelt een ZVV op per (1) activiteit (invoer, uitvoer) én per (2) relevante productpartij:
1. Zorgvuldigheidsverklaring per activiteit (import en export)
De activiteiten import en export vereisen ook een eigen ZVV. Voer je meerdere activiteiten uit, dan moet je per activiteit een aparte verklaring indienen. Bijvoorbeeld
- Een Nederlandse handelaar importeert hout uit Brazilië. Voor de ingevoerde partij hout (activiteit: invoer, scenario: marktdeelnemer) dient hij ZVV A in. Vervolgens exporteert hij diezelfde partij hout direct door naar het Verenigd Koninkrijk. Voor die uitvoer (activiteit: export, scenario: marktdeelnemer) moet hij opnieuw een zorgvuldigheidsverklaring indienen: ZVV B.
2. Zorgvuldigheidsverklaring per relevante productpartij
Eén productpartij bestaat uit producten van dezelfde geolocatie(s) (productiepercelen), dezelfde productieperiode en met een vaste hoeveelheid.
Dus: Wanneer er een nieuwe oogst, extra percelen of meer volume dan opgegeven bijkomt, ontstaat een nieuwe productpartij en moet je dan een nieuwe ZVV indienen.
Verstuur je dezelfde productpartij in meerdere zendingen? Dan mag je voor die zendingen dezelfde ZVV gebruiken, zolang de producten afkomstig zijn van dezelfde geolocatie en productieperiode, en de totale opgegeven hoeveelheid van de ZVV nog niet is overschreden.
Bijvoorbeeld: Een Nederlandse koffierooster koopt het hele jaar koffiebonen van één Ethiopische coöperatie die steeds dezelfde productiepercelen gebruikt. De coöperatie heeft twee oogsten: januari (productpartij A) en juni (productpartij B).
- Voor de januarioogst maakt de koffierooster ZVV A, met daarin de totale hoeveelheid die zij dat jaar uit die oogst invoert. De zendingen komen in februari en maart binnen, en bij beide invoeren gebruikt zij ZVV A, omdat ze uit dezelfde geolocatie en productieperiode komen.
- In juli ontvangt zij bonen van de junioogst. Omdat dit een nieuwe productieperiode is, heeft zij hiervoor ZVV B aangemaakt. De zorgvuldigheid moet daarbij opnieuw worden uitgevoerd of geactualiseerd. Zij mag in ZVV B voor de geolocatiegegevens wel verwijzen naar ZVV A, omdat de productiepercelen hetzelfde zijn. Ook deze junioogst mag zij in meerdere zendingen invoeren onder ZVV B, zolang het binnen de opgegeven hoeveelheid en binnen hetzelfde jaar blijft.
Er zijn twee typen productpartijen: risicogrondstofpartij en de eindproductpartij.
Twee typen productpartijen onder de EUDR
Risicogrondstofpartij: Dit zijn ruwe risicogrondstoffen zoals koffiebonen, cacaobonen of hout.
- Breng je zelf risicogrondstoffen op de EU-markt, dan dien je een ZVV in voor de grondstofpartij. Bijvoorbeeld: een Nederlandse houtgroothandel die tropisch hout invoert uit Indonesië en doorverkoopt, dient een ZVV in voor die houtpartij.
- Importeer je risicogrondstoffen (= in het vrije verkeer brengen) om te verwerken in een relevant eindproduct of niet-relevant eindproduct, dan moet je een ZVV indienen voor de ingevoerde grondstof. Bijvoorbeeld: een Belgische pluimveehouder die sojabonen uit Brazilië invoert als veevoer voor de kippen (niet-relevant eindproduct), moet wél een ZVV indienen voor de sojabonen (risicogrondstof).
Eindproductpartij (alleen relevant voor export): Dit zijn eindproducten die risicogrondstoffen bevatten en een HS-code hebben die onder de EUDR valt, zoals chocolade en houtmeubels.
- Exporteer je een relevant eindproduct? Dan moet je een ZVV indienen voor de eindproduct-partij. In deze ZVV verwijs je naar de ZVV van de gebruikte grondstofpartijen. Een nieuwe ZVV moet worden ingediend als een nieuwe risicogrondstofpartij (andere productieperiode of -locatie) is gebruikt.
- Bijvoorbeeld: een Belgische chocoladeproducent dient een ZVV in voor de export van een partij chocoladerepen en verwijst daarbij naar de ZVV van de gebruikte cacaopartij die eerder is ingediend (door henzelf of door hun EU-cacaoleverancier).
Een nieuwe ZVV moet worden ingediend als een nieuwe risicogrondstofpartij (andere productieperiode of -locatie) is gebruikt. Of als de totale opgegeven hoeveelheid van de ZVV is overschreden.
FAQ: Hoe werkt een ZVV voor samengestelde productpartijen?
Er zijn twee typen samengestelde productpartijen:
A. Samengestelde productpartij met verschillende risicogrondstofsoorten
In je ZVV richt je je op de hoofdrisicogrondstof die in Annex I van de EUDR staat. Bijvoorbeeld: Voor een productpartij chocoladekoekjes geef je in je ZVV de grondstof cacao aan.
B. Samengestelde productpartij met meerdere risicogrondstoffen van dezelfde soort
In je ZVV neem je alle gebruikte grondstoffen van die soort op, mét bijbehorende specifieke geolocaties. Bijvoorbeeld: Voor een houten stoel gemaakt van teakhout en eikenhout, neem je beide houtpartijen op in je ZVV, met de bijbehorende geolocaties.
FAQ: Hoe werkt een ZVV voor bulkproductpartijen?
- Bulkproductpartijen vallen onder samengestelde productpartij type B: je moet dus alle grondstoffen aangeven en bijbehorende geolocaties traceren.
- Normaal gesproken moeten de opgegeven geolocaties in de ZVV exact overeenkomen met de productiepercelen van de productpartij. Maar voor bulkproducten mag je extra percelen opgeven. Dit heet “declaration in excess”. Dit mag alleen als:
(1) de bulkpartij volledig traceerbaar is tot de productiepercelen,
(2) er geen vermenging is met producten van onbekende herkomst, én
(3) alle productiepercelen aantoonbaar compliant zijn met de EUDR. Zie FAQ 1.18.
- Als producten uit meerdere herkomstlocaties samen in één silo of tank terechtkomen, moet je in je ZVV de productiepercelen opgeven van alle grondstoffen die er sinds de laatste volledige lediging in zijn gegaan. Is de silo niet vaak leeg? Dan moet je de geolocaties opgeven tot minimaal 200% van de silo-inhoud (dus ook van eerdere productpartijen) - zolang e met een FIFO-systeem werkt. Dit geldt ook voor andere opslagvormen zoals tanks of andere doorlopende productielijnen. Zie FAQ 1.17.
Vereenvoudigde zorgvuldigheid voor primaire micro- en kleine bedrijven: de eenmalige vereenvoudigde aangifte zorgvuldigheidsverklaring
Voor primaire micro- of kleine marktdeelnemers geldt een vereenvoudigde regeling voor zorgvuldigheid.
**Tip: Check met vraag 6 in EUDR Gids - Deel 1 of jij voldoet aan de definitie van een primaire micro- of kleine marktdeelnemer
Wat houdt de vereenvoudigde regeling in?
- Je dient éénmalig een vereenvoudigde aangifte in via TRACES (het EUDR-informatiesysteem) in plaats van een uitgebreide ZVV per productpartij
- Na indiening ontvang je een aangifte-identificatienummer. Bij aanzienlijke wijzigingen in de opgegeven informatie kun je de aangifte actualiseren.
- Zijn alle vereiste gegevens al beschikbaar in een EU- of nationaal systeem? Dan zorgt de lidstaat voor registratie en hoef je niet zelf aangifte te doen. Let op: je mag het product wel pas verhandelen zodra je het identificatienummer hebt.
Versimpelde zorgvuldigheidseisen
- Informatie verzamelen: In plaats van geolocatiecoördinaten mag je het postadres van de percelen (of bij runderen: etablissementen) gebruiken.
- Risicobeoordeling & risicobeperkende maatregelen: Omdat je gevestigd bent in een laag-risicoland, geldt een vereenvoudigde beoordeling en hoef je geen risicobeperkende maatregelen te nemen.
Vervolgstappen
Om zorgvuldigheid conform de EUDR uit te voeren, moet je alle bijbehorende EUDR-verplichtingen correct uitvoeren.
Wil je precies weten welke verplichtingen voor jouw situatie gelden en hoe je die praktisch uitvoert?
Lees dan EUDR Gids – Deel 2 – hier geven we een overzicht van alle verplichtingen én praktische stappenplannen voor de uitvoering.